Goda exempel god väg att gå för förbättrade IT-system
Arbetsmiljö 12 Maj, 2016

Goda exempel god väg att gå för förbättrade IT-system

Av: Anette Andersson

Det är dags att förbättra tjänstemäns IT-miljö! Ett effektivt verktyg för att göra detta är att lyfta fram och lära av goda exempel där utvecklingen av IT-miljön har varit lyckad. För att lyckas förbättra så måste ansvariga utvecklare lyssna på de som använder systemen.

IUnionens undersökning av tjänstemäns IT-miljö 2015 ombads de svarande att med egna ord beskriva vad som gjorde att beställningen av ett nytt eller uppgraderat IT-system på deras arbetsplats blev bra, i de fall den svarande tyckte det. 215 personer svarade på detta. Svaren delades in i teman.

Det här gjorde att beställningen av ny IT blev bra

1. Delaktighet och inflytande

Ordet delaktighet är frekvent återkommande i tjänstemännens beskrivningar. Så många som 80 svar av 215 relaterar till delaktighet. Exempel på synpunkter är:

  • Tidig delaktighet från verksamheten
  • Att jag fick vara delaktig i att bygga upp flödet och rutinbeskrivningarna och forma IT-systemet därefter.
  • Delaktighet av slutanvändare och driftpersonal vid utformning och införande
  • Delaktighet för flera användare
  • Vi deltog själva i framtagandet av kravspecifikationen

Positiva inslag vid beställningen handlar också om att de svarande har varit med och bestämt vad som ska finnas i systemet, och om att de ansvariga IT-utvecklarna har inkluderat olika användargrupper i arbetet. De svarande beskriver att de har haft en kunnig, lyhörd och erfaren beställare .

Viktigt att beställaren är kunnig, lyhörd och erfaren

Vidare lyfter tjänstemännen fram god samverkan mellan alla berörda parter, förväntningar och en god kommunikation som bra inslag vid beställningen av ny IT

2. Kartläggning och kravspecifikation

Det är viktigt att arbeta med kravspecifikation och kartläggning, och att dra nytta av andras erfarenheter. Att arbeta bort problemen redan före införandet, anses också värdefullt av de svarande.  Andra styrkor vid beställningen handlar om en bra planering och om bra behovs-, konsekvens- och framtidsanalyser .

Positiva inslag vid beställningen av ny IT kan också handla om att inte fokusera för mycket på pris och leveranstid, utan istället se en helhet.

Se helheten när IT beställs

Vidare lyfter de svarande fram aspekter som tydlig målbeskrivning, och genomgång av parametrar, funktioner och förväntade resultat. Även fokus på väldefinierade och tydliga kravspecifikationer lyfts fram som särskilt bra inslag vid beställningen.

3. Bra support och strukturerat arbetssätt

Vissa av de svarande lyfte fram valet av IT-supporten och leverantör som inslag som gått särskilt bra vid beställningen.

Ett strukturerat arbetssätt, omfattande testning och arbete med så kallade ”key-users” samt testning med verkliga data har också varit bra inslag vid beställningen. Närhet till systemutvecklarna, och att övergången sker strukturerat lyfts fram som positiva inslag.

Stegvis införande av ett nytt system är positivt

Några svarande lyfter fram ett stegvis införande av ett nytt system som positivt. Varje steg ska ske utifrån en långsiktig målbild och med utvärdering och korrigering efter och inför varje nytt steg. Väl genomarbetade processer, så att det nya systemet och befintliga processer fungerar ihop har också beskrivits som ett positivt inslag.

4. Kompetensutvecklande insatser

Kompetensutvecklande insatser i form av rätt utbildning, bra handledning och bra instruktioner lyfts fram av de svarande. Någon tycker det var bra att få utbildning i det nya systemet, samtidigt som hen kunde använda det gamla.

5. Tekniska aspekter

Tjänstemännen lyfter också fram aspekter i tekniken som särskilt bra inslag vid beställningen. Då kan det handla om byte av e-postsystem, införande av molnlagring, ett centralt rådgivningssystem, döljande av funktioner som inte används, automatisering av tidigare separata moment, fler lättförståeliga applikationer, full tillgång till säljstödsystem genom fjärrlösning, väl validerad programvara, enkelhet och säkerhet samt lättöverskådligt system. Det kan också handla om att förbättra funktionaliteten i systemet. För andra har det handlat om att man byggt helt egna system där man har skalat bort onödiga funktioner.

Det här gjorde att införandet av ny IT blev bra

Även vid införandet av ny IT lyfter tjänstemännen fram faktorer som inflytande, delaktighet, kartläggningar och kompetensutveckling. Det sker dock en förflyttning av huvudfokuset, från bredd (IT i sammanhang) till mer tyngd på tekniken i sig.

1. Snabbhet och effektivitet

Ett återkommande inslag som blev bra vid införandet handlar om snabbhet och effektivitet i de nya systemen. De svarande beskriver faktorer som snabbare processer, snabbare nätverk, system som arbetar snabbare, snabbare inloggning och snabbare uppstart av maskinerna samt effektivisering och ökad automatisering.

2. Överblick, struktur, enkelhet och intuitiv design

Vissa av de svarande beskriver överblickbarhet som positivt. Tydligare struktur så att det blir lättare att hitta i systemet, och att man kan se vilka som är tillgängliga och vilka som är i möten lyfts också fram som positiva faktorer.

Enkelhet är viktigare än finess

Även enkelhet i systemen är en återkommande faktor. Det gör arbetet både lättare och säkrare. Det kan också handla om att det är lättare att hitta information och ta fram rapporter, och om att informationen blir mer tillgänglig. Enkelhet beskrivs som viktigare än finess. Lättanvända och självinstruerande system, liksom en rolig layout, uppskattas också av tjänstemännen.

3. Säkerhet, kompabilitet och underlättad användning

Ökad säkerhet och kompabilitet med andra program beskrivs som positivt.

Någon tycker att det har blivit smidigare att arbeta med ändrade funktioner i arbetsprogrammet, medan någon annan nämner möjligheten att via direktlänkar komma till olika webbsidor. Systemen har blivit mer lättanvända och självinstruerande.

Det var bra att utvecklarna införde bättre kortkommandon som gör det enklare att kopiera och klistra in, skriver en svarande. Ett lyckat införande av ny IT kan också handla om enklare access genom en gemensam inloggning till samtliga system. Bra inslag kan också handla om val av typsnitt eller om att man har fått tillgång till tydliga matriser som underlättar användandet av systemet.

4. Anpassade och integrerade system

En annan kategori av särskilt bra inslag handlar om att införa ett system som är skräddarsytt för verksamheten. Integrering av flera system, som blir mer heltäckande beskrivs också som en styrka. För någon innebär det att bygga en samlad plattform för flera saker istället för att arbeta i flera olika system.

Systemet är skräddarsytt för verksamheten

Slutligen beskrivs en samlad timing som bra: ”Det slog igenom snabbt i alla relaterade system och alla fick det samtidigt”.

Den sistnämnda synpunkten motsäger uppfattningen att ett successivt införande av ny IT är en styrka. Man bör ha i åtanke att arbetslivet är komplext, föränderligt och beroende av situationer. Det som fungerar bra i ett sammanhang kan vara mindre bra i ett annat. Generella inslag i en bra IT-miljö går att identifiera, men det kommer alltid att behövas reflektion och analys i de lokala sammanhangen.

Comments are closed.